Getting Things Done Summary In Hindi

Getting Things Done Summary In Hindi

Book Information:

AuthorDavid Allen
PublisherLittle, Brown Book Group
Published2001
Pages352
GenrePersonal development, Self Help

Read, Getting Things Done Summary In Hindi. Getting Things Done is a personal productivity system developed by David Allen and published in a book of the same name. 

Getting Things Done Summary In Hindi:

डेविड एलन ने अब दुनिया की सबसे बड़ी कंपनियों में एक-एक करके कई अधिकारियों को प्रशिक्षित किया है। वे लोग अपने निजी जीवन में संतुलन बनाए रखने की कोशिश करते हुए, जटिल संगठनों का प्रबंधन करने वाले जबरदस्त तनाव में हैं। नतीजतन, आप एक उत्पादकता प्रणाली देखने वाले हैं जो वास्तविक दुनिया के परीक्षण से बहुत सुव्यवस्थित और पॉलिश हो गई है।

1. “बाहरी मस्तिष्क” बनाकर तनाव दूर करें

डेविड एलन कहते हैं कि हमारे आधुनिक दबाव का कारण सरल है: हमारे दिमाग को कभी भी एक समय में बहुत सारी जानकारी रखने के लिए डिज़ाइन नहीं किया गया था।

उदाहरण के लिए, यदि आप अपना पीएचडी पेपर लिखने के बीच में हैं, लेकिन आपके विचारों की ट्रेन लगातार टूट रही है, जब आपको अचानक याद आता है कि आपको अपना कर दाखिल करना है… या अपने पौधों को पानी देना है… या अपने दोस्त को एक उपहार खरीदना है… या अपनी बिल्ली को टहलाओ … तो आप बहुत उत्पादक नहीं हो सकते!

जब हम अपने दिमाग के अंदर जो कुछ भी करना है, उस पर लगातार नज़र रखने की कोशिश कर रहे हैं, तो यह हमारे ध्यान को बाधित और विचलित करेगा। डॉ. रॉय बॉमिस्टर ने इसका समर्थन करते हुए दिलचस्प शोध किया है , जिसमें दिखाया गया है कि अधूरे कार्य हमारे उपलब्ध फोकस को सीमित करते हैं।

अभिभूत करने का समाधान हमारे सिर के बाहर हमारे सभी विचारों, परियोजनाओं, योजनाओं और चिंताओं को पकड़ना और व्यवस्थित करना है, जिसे “बाहरी मस्तिष्क” कहा जा सकता है। सीधे शब्दों में कहें तो, यह वह सब कुछ लिखने के बारे में है जिस पर आप काम कर रहे हैं, इसलिए आपको अपने दिमाग में सौ अलग-अलग चीजों पर नज़र रखने की ज़रूरत नहीं है।

डेविड एलन कहते हैं कि जब वह लोगों को ऐसा करने के लिए प्रशिक्षित करते हैं, तो वे अधिक संगठन होने से विवश महसूस नहीं करते हैं। इसके बजाय, वे अपने सामने जो कुछ भी है, उस पर पूरी तरह से ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र महसूस करते हैं, चाहे वह एक कार्य परियोजना हो या अपने बच्चों के साथ खेलना। वे अब इस बात पर तनाव या चिंता नहीं करते हैं कि वे क्या करना भूल रहे हैं।

2. सभी महत्वपूर्ण विचारों और वस्तुओं को विश्वसनीय स्थान पर कैप्चर करें

जीटीडी का पहला कदम उन सभी अधूरे कार्यों या वस्तुओं को कैप्चर करना है जो आपके दिमाग में आते हैं। आपको लगता है कि आपको कुछ करने की ज़रूरत है, सब कुछ पकड़ने के लिए आपको एक विश्वसनीय प्रणाली की आवश्यकता है। यह प्रणाली आपको किसी महत्वपूर्ण चीज़ को भूलने के बारे में लगातार विचलित या चिंतित होने के साथ-साथ अपनी जिम्मेदारियों पर नज़र रखने की अनुमति देगी।

आप इसके लिए एक या उपकरणों के संयोजन का उपयोग कर सकते हैं जैसे:

  • एक कागज़ की नोटबुक।
  • एक डिजिटल नोट्स एप्लिकेशन।
  • ट्रे में एक भौतिक। (एक ट्रे जिसमें आप सभी नए कागज़ात, दस्तावेज़ और लिफाफे आते ही रख सकते हैं।)

आप चाहते हैं कि ये उपकरण हमेशा हाथ में हों, लेकिन इतने अलग-अलग स्थानों पर नहीं कि इसे प्रबंधित करना जटिल हो जाए।

और वैसे, तकनीक कितनी भी बदल जाए, डेविड एलन का कहना है कि यह प्रणाली प्रासंगिक बनी रहेगी। क्यों? क्योंकि यह हमारे दैनिक विचारों और चिंताओं को पकड़ने, स्पष्ट करने और व्यवस्थित करने की प्रक्रिया की व्याख्या करता है। और यह एक डिजिटल ऐप पर, या पेपर, फोल्डर और फाइलिंग कैबिनेट्स के साथ किया जा सकता है।

3. प्रत्येक आइटम के लिए परिणाम और अगली कार्रवाई लिखें

डेविड एलन की प्रणाली का अगला भाग उन सभी वस्तुओं को नियमित रूप से संसाधित करना है जिन्हें आपने कैप्चर किया था। इसका मतलब है कि उनके बारे में एक-एक करके जाना और लिखना:

  1. मैं इसके साथ क्या परिणाम प्राप्त करना चाहता हूं?
  2. आगे की कार्रवाई क्या है?

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4. हमेशा यह जानने के लिए कि आगे क्या काम करना है, कैलेंडर और अगली कार्रवाई सूचियों का उपयोग करें

इसलिए जब आपके पास कोई अगली कार्रवाई होती है जिसे आपको भविष्य में करने की आवश्यकता होती है, तो इसे लगाने पर विचार करने वाला पहला स्थान आपका कैलेंडर है। लेकिन आपको अपने कैलेंडर पर अगली कार्रवाई केवल तभी करनी चाहिए जब आपको इसे उस विशिष्ट दिन या समय पर करना हो। उदाहरण के लिए, जब आपकी कोई निश्चित मुलाकात या बैठक हो।

डेविड एलन यह अनुशंसा नहीं करते हैं कि हम सप्ताह के प्रत्येक दिन के लिए दैनिक टू-डू सूची लिखें। उनका कहना है कि यह अक्षम है क्योंकि हर कोई इन दैनिक सूचियों को हर समय पुनर्व्यवस्थित करता है, जो समय बर्बाद करता है और हतोत्साहित महसूस करता है।

इसके बजाय, हमारे पास मुट्ठी भर “अगली कार्रवाई सूचियाँ” होनी चाहिए जो उन प्रमुख स्थानों पर आधारित हों जहाँ हम अपने जीवन में काम करते हैं। उदाहरण के लिए, डेविड के क्लाइंट के पास कुछ सामान्य नेक्स्ट एक्शन लिस्ट में शामिल हैं:

  • “घर पर” सूची,
  • “मेरे कार्य कंप्यूटर पर” सूची,
  • “आउट डूइंग एरंड्स” सूची,
  • और इसी तरह।

एकाधिक सूचियों का कारण सही समय पर सही कार्य देखने में हमारी सहायता करना है, जब हम उन्हें करने की स्थिति में होते हैं। तो कल्पना कीजिए कि आप सुपरमार्केट जाने के लिए अपना घर छोड़ रहे हैं, और अपने दरवाजे के बगल में आप अपनी “कामों” की सूची को देखते हैं और देखते हैं कि आपको कुछ कपड़े धोने का डिटर्जेंट लेने की जरूरत है। अच्छा, यह बहुत उपयोगी है! लेकिन जब आप अपने काम के कंप्यूटर के सामने बैठे होते हैं, तो कपड़े धोने के डिटर्जेंट की याद दिलाना बेकार और विचलित करने वाला होता है।

ये सूचियाँ आपके अद्वितीय जीवन और कार्य स्थिति के अनुरूप होंगी। उदाहरण के लिए, यदि आप एक विक्रेता हैं, जिसे हर दिन कई नए लोगों से संपर्क करना होता है, तो आपके फ़ोन के पास नाम और फ़ोन नंबर वाली एक अलग “कॉल करने के लिए” सूची हो सकती है।

वैसे, इन सूचियों को कागज पर या नोटबुक में लिखा जा सकता है। वे डिजिटल सूचियां भी हो सकती हैं जिन्हें आप अपने फोन या कंप्यूटर के माध्यम से एक्सेस करते हैं। सूची का अर्थ प्रत्येक आइटम के लिए एक अलग पृष्ठ वाला फ़ोल्डर भी हो सकता है। जो भी आपकी स्थिति में सबसे अच्छा फिट बैठता है।

5. एक ही स्थान पर सब कुछ का ट्रैक रखने के लिए एक प्रोजेक्ट सूची बनाएं

जीटीडी प्रणाली का एक और महत्वपूर्ण हिस्सा आपकी “परियोजनाओं की सूची” है। संक्षेप में, यह एक ऐसी सूची है जो आपके जीवन में इस समय काम कर रहे हर चीज का एक सिंहावलोकन देती है, चाहे वह बड़ा हो या छोटा।

डेविड एलन एक परियोजना को ऐसी किसी भी चीज़ के रूप में परिभाषित करता है जिसके परिणाम प्राप्त करने के लिए एक से अधिक कार्रवाई चरणों की आवश्यकता होती है। तो एक प्रोजेक्ट “मेरी किताब लिखना समाप्त करें” से “केले मफिन रेसिपी को आजमाएं” तक कुछ भी हो सकता है। उनका कहना है कि उनके ज्यादातर क्लाइंट्स के पास एक बार में 30-100 प्रोजेक्ट होते हैं।

आपकी प्रोजेक्ट सूची के प्रत्येक आइटम के लिए एक परिणाम और एक अगली कार्रवाई की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, यदि आपकी परियोजना “एक पुस्तक लिखें” है, तो आपका परिणाम “50,000 शब्दों की पांडुलिपि समाप्त” हो सकता है और आपका अगला कदम “ब्रेनस्टॉर्म 20 पुस्तक विचार जो मुझे उत्साहित करते हैं” हो सकता है।

6. किसी दिन/शायद सूची और कैलेंडर अनुस्मारक के साथ गैर-कार्रवाई योग्य वस्तुओं का ट्रैक रखें

क्या होगा यदि आपके द्वारा कैप्चर की गई कुछ वस्तुओं के लिए अभी किसी कार्रवाई या निर्णय की आवश्यकता नहीं है, लेकिन वे भविष्य में उपयोगी हो सकती हैं? ठीक है, तो आप या तो आइटम को किसी दिन/शायद सूची में डाल सकते हैं या आप अपने कैलेंडर में एक अनुस्मारक सेट कर सकते हैं।

आपकी किसी दिन/शायद सूची में वह सब कुछ है जो आप भविष्य में करना चाहते हैं, जिसमें शामिल हैं:

  • डिज्नी वर्ल्ड में जा रहे हैं,
  • फ्रेंच पढ़ रहा है,
  • उस नए ब्रंच रेस्तरां की कोशिश कर रहा है

अब, यदि आप भविष्य में किसी विशिष्ट तिथि पर किसी आइटम पर फिर से जाना चाहते हैं, तो आप कैलेंडर रिमाइंडर जोड़ सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको अचानक ताहो झील में शिविर लगाने का विचार आता है, लेकिन यह सर्दियों का मध्य है, तो आप अपने कैलेंडर पर वसंत ऋतु से पहले एक अनुस्मारक लगा सकते हैं जब विचार पर फिर से विचार करना समझ में आता है।

डेविड एलन एक अधिक जटिल भविष्य अनुस्मारक प्रणाली का उपयोग करता है जिसे टिकलर फ़ाइल कहा जाता है । मूल रूप से यह 43 फ़ोल्डरों का एक सेट है, जिन पर 12 महीने और 31 दिनों के नाम के साथ लेबल किया गया है। इसलिए जब वह मार्च में कुछ याद दिलाना चाहता है, तो वह उस आइटम को “मार्च” फ़ोल्डर में डाल देता है जिसे वह उस महीने चेक करेगा। यह अनिवार्य रूप से चीजों को अपने भविष्य के लिए भेजने का एक अच्छा तरीका है। मैं स्वयं इस विचार का उपयोग नहीं करने जा रहा हूं, लेकिन मुझे लगता है कि यह बहुत उपयोगी लगता है यदि आपके पास बहुत सारे कागजात, लिफाफे या पर्चे हैं जिन्हें आपको अक्सर भविष्य में फिर से देखने की आवश्यकता होती है। आप पूरी चीज़ को सही फ़ोल्डर में छोड़ सकते हैं और सही तारीख तक इसके बारे में भूल सकते हैं।

7. यादृच्छिक वस्तुओं के लिए एक वर्णानुक्रमिक सामान्य संदर्भ प्रणाली बनाएं

डेविड एलन का कहना है कि यादृच्छिक कागजात और वस्तुओं को स्टोर करने के लिए सभी को एक सामान्य संदर्भ फाइलिंग सिस्टम की आवश्यकता होती है। अन्यथा वे हमारे डेस्क पर ढेर में बिखर जाएंगे या यादृच्छिक दराज में भर जाएंगे। हम इस तरह की वस्तुओं के बारे में बात कर रहे हैं:

  • एक अच्छा पत्रिका लेख,
  • एक चीनी टेक-आउट मेनू,
  • आपके नए कैमरे का मैनुअल

यह संदर्भ प्रणाली अंदर फ़ोल्डरों के साथ एक साधारण फ़ाइल कैबिनेट हो सकती है। इन फ़ोल्डरों को वर्णानुक्रम में लेबल और व्यवस्थित किया जाना चाहिए। यदि आपकी संदर्भ प्रणाली समय के साथ बढ़ती है, तो आप अधिक अलमारियाँ खरीद सकते हैं। वर्ष में एक बार अनावश्यक वस्तुओं को शुद्ध करके इस प्रणाली को अप-टू-डेट रखना भी महत्वपूर्ण है।

इन दिनों डिजिटल संदर्भ प्रणाली का होना भी महत्वपूर्ण है। आप अपने कंप्यूटर पर संगठित फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर के साथ एक सेट अप कर सकते हैं। या आप एवरनोट या नोटियन जैसे नए ऑनलाइन नोट लेने वाले अनुप्रयोगों में से एक का उपयोग कर सकते हैं , जो आमतौर पर आपको अपनी निजी ऑनलाइन लाइब्रेरी में दस्तावेज़ और फ़ोटो जोड़ने और उन्हें फ़ोल्डर और टैग के साथ व्यवस्थित करने की अनुमति देता है।

कुछ व्यवसायों में लोगों को विशिष्ट प्रकार की वस्तुओं के लिए एक अलग फाइलिंग सिस्टम की भी आवश्यकता हो सकती है। उदाहरण के लिए, एक दंत चिकित्सक को ग्राहक की जानकारी के लिए एक कैबिनेट की आवश्यकता हो सकती है, जिसमें प्रत्येक ग्राहक के लिए एक अलग फ़ोल्डर होता है जिसमें उनका इतिहास और एक्स-रे होता है, जो वर्णानुक्रम में व्यवस्थित होता है।

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8. केंद्रित और उन्मुख रहने के लिए अपने पूरे सिस्टम की साप्ताहिक समीक्षा करें

इस पूरे सिस्टम को काम करने के लिए एक साप्ताहिक समीक्षा आवश्यक है। यह एक नियमित रूप से निर्धारित समय है जब आप पीछे हटते हैं और अपनी सभी सूचियों पर नए सिरे से नज़र डालते हैं।

इस साप्ताहिक समीक्षा के दौरान, आप अपनी सभी नई कैप्चर की गई वस्तुओं को संसाधित करेंगे और यह सुनिश्चित करने के लिए अपनी सभी सूचियों को देखेंगे कि वे अद्यतित हैं और अभी भी आपकी प्राथमिकताओं को दर्शाती हैं।

डेविड एलन ऐसा करने के लिए आपके अंतिम कार्यदिवस पर कुछ घंटों का समय निर्धारित करने की सलाह देते हैं। उनका यह भी कहना है कि इस प्रणाली को अधिकांश लोगों के लिए काम करने के लिए यह समीक्षा सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। यदि हम बिना सोचे-समझे समय-समय पर सप्ताह दर सप्ताह काम करते रहें, तो हम आसानी से गतिविधि और व्यस्तता के बवंडर में खो जाते हैं।

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